Guia de sobrevivência para gerentes de mídia social

Qualquer pessoa que esteja farta da web social simplesmente a ignora por um tempo. Diz-se que é bom até para sua saúde mental e espiritual. Mas como isso deve funcionar quando a mídia social faz parte do trabalho? Neste post Vivian Pein resume dicas, truques e ferramentas que facilitam a vida dos gestores de mídias sociais.

O bom do gerenciamento de mídia social é que nunca fica chato. Todos os dias surgem novos desafios, incidentes e coisas que você pode aprender – do meu ponto de vista, um dos melhores empregos que existem. Neste post, vou mostrar claramente o que você deve fazer no dia a dia como um gerente de mídia social e fornecer dicas, truques e ferramentas. Minhas recomendações são baseadas em mais de doze anos de experiência prática na web social e mídia social na empresa e, por último, mas não menos importante, em anos de intercâmbio com outras mídias sociais e gerentes de comunidade. No entanto, não posso reivindicar a integridade e, portanto, visitarei www.facebook.com/dsomema Mantenha-se atualizado com as novas ferramentas e desenvolvimentos atuais. Como regra geral, experimente todas as ferramentas você mesmo e veja quais são mais adequadas para você e seu estilo de trabalho.

1. Rotina diária de um gerente de mídia social

Falar da vida cotidiana como gerente de mídia social talvez seja um pouco exagerado. Para ser mais preciso, o pacote de tarefas em si é completamente diferente quando você introduz o tópico de mídia social em uma empresa do zero do que quando você se envolve em um engajamento contínuo.

5:30 às 12:00

  • Assim que você acorda, o gerente de mídia social pega seu smartphone e verifica se algo relevante aconteceu durante a noite. Lembre-se sempre: a mídia social nunca dorme! Se tudo estiver calmo, ele toma banho, se houver algum problema, ele senta de pijama em frente ao computador e começa a trabalhar.
  • O dia de trabalho começa com uma varredura detalhada da rede. O que falaram sobre minha empresa, o que está acontecendo no setor e quais são os assuntos interessantes no momento? Se o gerente de mídia social estiver trabalhando no escritório, ele lerá em seu smartphone no caminho para lá, caso contrário, ele se sentará no computador em casa e começará.
  • Durante o primeiro café, conteúdos interessantes são marcados, compartilhados diretamente com fãs e seguidores ou agendados para depois.
  • Os artigos são publicados nas diversas plataformas de acordo com o plano editorial e partilhados com a rede.
  • Em sua função de interface, o gerente de mídia social do departamento de marketing pergunta sobre os vídeos depoimentos dos clientes e no atendimento se o artigo do blog está pronto, que deve ser publicado depois de amanhã. Nesse ínterim, ele obtém as informações mais recentes sobre quais tópicos são particularmente importantes para os clientes. Oh, você está tendo problemas para usar o novo produto? Isso vai direto para a lista de vídeos de instruções.
  • Se o próprio gerente de mídia social interagir com a comunidade, as mensagens e comentários serão respondidos, caso contrário, ele entrará em contato com a gerência da comunidade brevemente para descobrir se houve algum incidente especial e responder a quaisquer perguntas.
  • Vários posts para o blog da empresa são verificados, sugestões para o novo gráfico de cabeçalho para o Facebook são visualizadas.
  • Reunião com o marketing para trocar opiniões sobre o status quo atual e discutir cooperação.
sinais sociais
sinais sociais

12h00 às 19h00

  • Na hora do almoço, o SMM se reúne com outro especialista em mídias sociais para falar sobre as novas tendências. Claro, não esquecemos de postar algumas impressões no Instagram Stories.
  • O “como fazer o vídeo” é abordado imediatamente e carregado no YouTube imediatamente após. Antes disso, o SMM pergunta a quatro colegas se esse vídeo realmente ajuda.
  • Chefe da reunião editorial quinzenal.
  • Participação em videoconferência via Skype com o grupo de trabalho de blogs corporativos.
  • O monitoramento das redes sociais funciona permanentemente em uma segunda tela; contanto que nada pisque, o gerente de mídia social verifica o que está acontecendo a cada duas horas.
  • Preparação de uma apresentação dos resultados do último mês para a diretoria, dez minutos antes da reunião chega a convocação que deve ser adiada para amanhã.
  • Confira as métricas do dia, quantas conversas houve sobre a empresa, quantas vezes o conteúdo foi compartilhado, quantos comentários há nas postagens?
  • Workshop após o trabalho para funcionários interessados ​​via Twitter, Facebook e XING.

19:00 para a hora de dormir

  • Depois do trabalho, o gerente de mídia social segue em frente em seu território habitual, fala no Twitter, lê postagens interessantes em blogs, marca as datas dos próximos Barcamps em seu calendário e define o item “Esclarecer despesas de viagem para Barcamp Hamburgo” em Lista de afazeres.
  • Antes de ir para a cama, ele verifica seu e-mail rapidamente, porque nunca se sabe. Em seguida, ele acerta o despertador e adormece assim que termina de navegar de uma postagem interessante a outra e verificar seus e-mails pela última vez.

2. Gerenciamento de tempo e tarefas

Como gerente de mídia social, você se depara com muitas informações, tarefas e interesses de várias partes todos os dias. Os canais e as tarefas são diversos, as interrupções estão na ordem do dia e não é fácil ter uma visão geral a todo o momento e em qualquer lugar. Uma gestão estruturada de tempo e tarefas irá ajudá-lo com este requisito.

A diferença entre gerenciamento de tempo e tarefa:

O foco no gerenciamento do tempo está em planejar o seu tempo da melhor forma possível durante um determinado período (diário, semanal e mensal). Com um bom tempo, você pode evitar horas extras e distrações.

O gerenciamento de tarefas se concentra na conclusão de tarefas (parciais) para atingir uma meta maior ou a conclusão de um projeto. Em seu núcleo está a capacidade de avaliar as prioridades das tarefas e ajustá-las se necessário, bem como a concentração em concluir uma tarefa sem distração.

icones sociais
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Base para gerenciamento de tempo eficiente

Em primeiro lugar, a base para um gerenciamento de tempo eficiente é descobrir no que você está gastando seu tempo. As etapas a seguir irão ajudá-lo:

  • Faça uma lista de todas as atividades que você faz. Atribua-os às respectivas áreas. Exemplos: escrever uma postagem no blog – conteúdo; Elaboração de uma apresentação com os resultados do último mês – acompanhamento e reporte.
  • Priorize suas tarefas em uma escala de um a cinco, com uma significando extremamente importante e cinco significando pouco.
  • Documente exatamente quanto tempo você precisa para cada tarefa em duas semanas.
  • Avaliação: Quais tarefas exigem mais tempo? Isso corresponde à priorização? Quais tarefas demoram muito e o processo pode ser acelerado?

Ferramentas de tempo

Existe um grande número de pequenos programas para ajudá-lo a medir seu tempo. Apresentarei aqui três deles, com os quais tive boas experiências.

RescueTime é um aplicativo que mede automaticamente onde você gasta seu tempo quando está no computador. O RescueTime é executado em segundo plano e registra por quanto tempo você usa quais páginas e aplicativos da Internet. Você tem a opção de atribuir todas as atividades a uma categoria. Uma avaliação gráfica de todas as atividades mostra claramente onde está o seu tempo.

O RescueTime é gratuito na versão lite, a versão pro custa 9 dólares americanos por mês e oferece pequenos extras, como inserir horários fora do computador. Para mim, esta ferramenta é uma recomendação clara se você quiser saber onde está o seu tempo com o mínimo esforço possível.

O Mite é uma ferramenta online clara para o registro de tempos de indivíduos e equipes. Os tempos são registrados clicando no cronômetro ou inserindo-os manualmente. Você pode ter seus tempos avaliados graficamente e usar o Mite em qualquer navegador e através do aplicativo para iPhone. O Mite custa 5 euros por mês por usuário, mas você pode fazer uma fase de teste de 30 dias antes de comprar.

Como alternativa, é claro, você pode registrar seus tempos em uma planilha do Excel da maneira clássica. O aplicativo Klok , por exemplo, ajuda você com a versão básica gratuita que permite exportar os tempos cronometrados para o Excel.

Gerenciamento inteligente de tarefas

Depois de saber no que está gastando seu tempo, você pode começar a usá-lo melhor. Na minha opinião, é essencial um bom sistema de gestão de tarefas, de tratamento da informação e das típicas perdas de tempo no escritório.

O bom gerenciamento de tarefas é essencial para controlar a abundância de tarefas. Também é bom quando você pode riscar um item da lista quando o trabalho estiver concluído. Acima, já apresentei a você os fundamentos para uma gestão eficaz do tempo e, portanto, também para uma gestão eficaz de tarefas: a lista de todas as tarefas, sua categorização e priorização, bem como o conhecimento de quanto tempo levará a respectiva tarefa. A próxima etapa é registrá-los em um sistema que ajuda a controlar as tarefas e seus prazos.

social media
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Ferramentas de gerenciamento de tarefas

Existe uma ampla gama de ferramentas de gerenciamento de tarefas disponíveis, e qual é a melhor para você depende muito de suas preferências pessoais. Para tornar sua escolha mais fácil, apresentarei algumas das ferramentas de gerenciamento de tarefas mais populares e suas propriedades.

Remember the Milk (RTM)  é o clássico para gerenciamento de tarefas pessoais, que também oferece a possibilidade de trabalhar em equipe. O RTM permite que você gerencie tarefas em listas, marque-as e atribua-as a locais. Além disso, a RTM oferece uma ampla gama de integrações, como Google Calendar, Maps e Instant Messaging. A extensa conta básica é gratuita, a versão premium custa US $ 25 por ano.

O Microsoft To Do é um gerenciador de tarefas com uma interface simples e funcional. Sejam funções de equipe, listas, tags, notas, lembretes ou planejamento diário inteligente, o To Do tem tudo o que um gerenciador de tarefas precisa e também é totalmente gratuito. Além de aplicativos para Windows, Mac, iOS e Android, também há uma interface da web (consulte a Figura 15.11).

“O versátil para indivíduos e equipes”, ouvi este comentário várias vezes sobre o Asana . Projetos, listas, tags, filtros ou integração de e-mail e calendário – o Asana pode fazer tudo. A versão básica do Asana é gratuita para até 15 usuários, enquanto a versão premium custa a partir de US $ 21 por mês.

Se você trabalha no universo Google de qualquer maneira, o Google Tasks é uma boa adição com sua integração perfeita com o Gmail e o Google Calendar. O Google Tasks é uma ferramenta simples que só pode ser usada no navegador (celular e desktop), mas também é gratuita.

A capacidade de usar a ferramenta em várias plataformas, ou seja, no computador e no smartphone, é um dos critérios mais importantes na minha opinião. Todas as soluções apresentadas atendem a esse requisito.

Experimente soluções diferentes ao mesmo tempo. Você descobrirá rapidamente qual ferramenta é mais adequada para você.

Dicas gerais

Por fim, darei algumas dicas com as quais tive boas experiências:

  • Atribua uma palavra-chave (dia) para tarefas que podem ser concluídas em menos de cinco minutos. Para aumentar a motivação no meio, você terá uma lista na qual poderá trabalhar rapidamente.
  • Faça uma lista de ideias. Se você tiver uma boa ideia, ela será incluída aqui.
  • Use a tática do salame: divida grandes projetos em pequenos passos e execute-os aos poucos.
  • Inclua tarefas de rotina em sua lista, possivelmente até com uma função de acompanhamento.
  • Todas as manhãs, repasse as tarefas que você precisa fazer hoje. Verifique as prioridades.
  • Faça a tarefa que você acha mais relutante em fazer primeiro.
  • Dê um verbo ao descrever suas tarefas. Cada tarefa deve indicar o que você deve fazer.
  • Ao escrever uma tarefa, pergunte-se por quê. Por que estou escrevendo esta tarefa? Por que essa tarefa é importante? Por que devo fazer este trabalho? Se você não tiver uma resposta para essas perguntas, não precisa escrevê-las ou deve entregá-las a alguém que possa respondê-las.
  • Atribua um tempo estimado para cada tarefa.

Longe da multitarefa

Você conhece isso? Você rodou o dia todo, teve vontade de fazer 20 coisas ao mesmo tempo e ainda tem a sensação de que não conseguiu nada? Existe uma razão muito simples para isso. Demonstrou-se que a multitarefa tem um efeito negativo no desempenho e na concentração. Ao mesmo tempo, o nível de estresse aumenta. Pesquisadores da Universidade de Utah examinaram isso em um teste. Eles permitem que seus sujeitos de teste façam ligações ou mensagens de texto em um simulador de direção enquanto dirigem. O resultado foi um desempenho 40 por cento inferior com maior estresse.

Midias sociais
Midias sociais

Como gerente de mídia social, você frequentemente se encontra em situações em que faz muitas coisas ao mesmo tempo. É ainda mais importante que você crie espaço para tarefas importantes. O primeiro passo é saber o que é realmente importante. Priorize suas tarefas e estabeleça metas para cada dia. Defina horários fixos em seu calendário, nos quais você só pode ser incomodado por emergências. Feche o navegador da Internet e o e-mail, mude seu status para “Não perturbe” e coloque os fones de ouvido de forma demonstrativa. Se isso não impedir que seus colegas o incomodem, você precisará encontrar outro lugar para trabalhar.

Não se deixe distrair por tarefas que acabam em sua mesa no meio. Dê uma olhada rápida em sua importância, priorize-o em sua lista e continue de onde você parou o mais rápido possível. Uma grande ajuda aqui – especialmente em cooperação com outros – é uma boa documentação. Registre as informações solicitadas com frequência em sua intranet ou em um documento acessível e consulte-as de forma consistente.

Gerencie as informações com inteligência

Não há muitas informações, apenas os filtros ou abordagens erradas. Em termos de comunicação interna, nunca é demais. Você precisa saber o que está acontecendo e planejado na empresa em todos os momentos e em todos os momentos e compartilhar esse conhecimento com sua equipe da comunidade. Crie um único ponto de informação para você, ou seja, um lugar onde todas as informações convergem. Sei por experiência que esse não é um requisito fácil. No entanto, tente incluir departamento por departamento e obrigue-os a compartilhar informações com você. Com você diretamente e não com seus superiores!

Comece com os departamentos que se comunicam externamente: o departamento de RP e marketing. Você precisa saber o que está no último comunicado de imprensa antes de (!) Ele ser publicado e qual será o conteúdo da nova campanha de marketing antes de começar. O ideal é que você seja informado com antecedência de que ainda pode planejar ações conjuntas com os responsáveis ​​ou, no caso de uma potencial crise, chegar a um acordo sobre as diretrizes de resposta. Obtenha informações em campo ou diretamente no balcão e certifique-se de que sua equipe de comunidade saiba a quem ligar para obter essas informações. 

O usuário do Twitter, Walljet, viu um balde d’água na plataforma durante sua jornada e perguntou ao trem, por meio de sua conta no Twitter @db_bahn, o que ele faria lá. A equipe de serviço respondeu em pouco tempo – e elogie a reação imediatamente. O caso foi elogiado pelo Spiegel Online e outras mídias e divulgado na Internet como um bom exemplo.

Gerenciamento eficiente de e-mail

O e-mail é uma das maiores perdas de tempo no escritório. De acordo com um estudo da Universidade de Cardiff, apenas a mensagem “You have mail” garante que você precisa em média de 64 segundos para se concentrar na tarefa anterior. Por esse motivo, aqui estão algumas dicas e truques para lidar melhor com o e-mail:

  • Defina horários fixos para verificar e-mails e desative as notificações.
  • Crie o hábito de responder apenas aos e-mails que realmente precisam de resposta. Os e-mails que não se enquadram nesta categoria são arquivados ou excluídos diretamente, por exemplo, os diversos e-mails de “cópia” ou CC.
  • Anote tarefas de e-mails diretamente em sua lista de tarefas.
  • Ao examinar seus e-mails, você os está editando diretamente. Isso significa que as ações que demoram menos de cinco minutos são realizadas imediatamente (excluir, arquivar, confirmar um compromisso), as respostas que demoram mais são incluídas como uma tarefa.
  • Exclua imediatamente o que você não precisa nem está interessado.
  • Um tanto radical, mas particularmente eficaz: você provavelmente já recebeu um e-mail com “enviado do meu iPhone” no rodapé. No caso de tais e-mails, o destinatário normalmente não tem o direito de exigir frases longas. Tente adicionar esse texto aos seus e-mails automaticamente, como parte da assinatura do e-mail. Você será perdoado por uma carta curta e direta e economizará tempo respondendo a e-mails.

3. Vida privada vs. Gerenciamento de mídia social

Como gerente de mídia social, a linha entre a vida privada e profissional se torna confusa. Até certo ponto, você mesmo pode determinar quanto, mas o processo em si dificilmente pode ser evitado, especialmente se você também estiver trabalhando como gerente de comunidade. Se você não consegue se acostumar com esse pensamento, surgirão problemas a médio prazo.

Mulher nas redes sociais
Mulher nas redes sociais

Humanidade como proteção

O paradoxo neste ponto é: quanto mais de sua personalidade você se mostrar em público, mais calma terá. O que à primeira vista parece uma contradição é fácil de explicar. Você se mostra como uma pessoa, como um ser humano, e o limite de inibição para tratá-lo como uma máquina aumenta proporcionalmente. A afirmação de que você deve estar disponível 24 horas por dia torna-se um entendimento de que isso nem sempre pode ser garantido. Isso absolutamente não significa que você, como pessoa, tenha de se tornar totalmente público, pelo contrário, como discutirei com mais detalhes na próxima seção. É sobre mostrar humanidade e personalidade, ou seja, ser autêntico.

Aconteceu comigo há muitos anos, quando ainda não tinha certeza de como lidar com clientes em público, que respondi de forma muito rígida e exemplar. Como resultado, foi rapidamente assumido que eu era um perfil falso, ou seja, um perfil com outra pessoa por trás dele, e que eu responderia com módulos de texto. A palavra robô surgiu e imediatamente o tom contra mim tornou-se visivelmente mais agressivo. Naquele momento, joguei minha insegurança ao mar e comecei a escrever por quem eu sou. Pedi desculpas quando cometi um erro, reagi com humor a alguns comentários e fiquei mais confiante quando uma discussão ameaçou sair do controle. O tom contra mim não apenas suavizou, mas em tempos de tempestade alguns membros da comunidade começaram a me proteger. Com um verdadeiro

Crie espaço livre e defina limites

Existem situações em que você deve desligar-se de forma consciente e completa. A melhor coisa a fazer é encontrar um lugar onde você não tenha internet para não ficar tentado a dar uma olhada rápida. Para que você possa realmente relaxar, você deve combinar com seus colegas que eles só irão ligar para você em caso de emergência ou informá-lo por SMS, mas só então!

Além disso, é perfeitamente legítimo traçar limites entre o trabalho e a vida privada em seu tempo livre e encerrar a discussão sobre o que o empregador fez de maneira amigável, mas firme. Por outro lado, cabe a você decidir quanto de sua vida privada vai trazer para o trabalho. Você não precisa ser amigo de clientes no Facebook ou aceitar contatos no XING que você não conhece pessoalmente. O que você deve fazer no XING é escrever uma rejeição amigável, declarando porque você não está fazendo contato e em que condições o está fazendo. Além dessa estratégia, o Facebook também oferece a opção de restringir a visibilidade do conteúdo do seu perfil. Para fazer isso, crie uma lista com o nome “Profissionalmente”, por exemplo,

Os contatos dessa lista não serão mais vistos como pessoas que assinam o seu perfil público e partes do seu perfil podem ser ocultadas desses contatos. Verifique as configurações de visibilidade para cada postagem, melhor prevenir do que remediar. Uma vez por mês, você também deve verificar a lista e as configurações padrão associadas, o Facebook gosta de mudar alguma coisa.

Dicas para mudar de emprego

Aprendi como minha vida profissional e privada estão intimamente ligadas quando mudei do XING. Meses após iniciar meu novo trabalho, recebi mensagens com dúvidas sobre a plataforma e fui abordado em eventos sobre temas relacionados a este. Quando você construiu uma marca forte para si mesmo online, mudar rapidamente não é tão fácil. Essas dicas irão ajudá-lo:

  • Atualize todos os perfis online. Seja XING, Facebook ou seu próprio blog, insira sua nova posição e altere seus dados de contato. A mudança da foto do perfil também é adequada, pois a experiência mostra que isso garante muitos cliques e, portanto, muita atenção para a nova posição.
  • Momento perfeito para um relançamento: se você já pensou em dar uma nova cara ao seu blog ou site, agora é o momento perfeito. Dedique seu tempo a um novo design e escreva um artigo sobre sua mudança. Para fazer isso, também vale a pena transferir esse novo design para elementos como a imagem do cabeçalho do Facebook ou o plano de fundo do Twitter.
  • Consulte o seu sucessor se tiver alguma dúvida sobre a sua antiga empresa.
  • Explique o motivo da sua mudança. Uma pergunta que definitivamente virá é por quê. Esteja preparado para isso. Não se deixe enganar ao retratar publicamente seu antigo empregador de forma negativa, mesmo se as diferenças o levaram a sair. Concentre-se nos aspectos positivos, como o novo desafio ou maior responsabilidade em seu novo cargo.
  • Torne-se ativo sob uma nova bandeira. Vá a eventos, converse com as pessoas e dê palestras com seu novo empregador sobre cartões de visita e slides de apresentação.

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